Funcionamento do iDeals Virtual Data Room

95% dos grandes bancos mundiais usam a iDeals na troca segura de documentos e colaboração empresarial.

Quer esteja executando uma negociação de M&A ou gerenciando um processo de due diligence, você precisa dos serviços de um data room virtual para fazer upload, acessar e compartilhar documentos confidenciais. Na iDeals, desenvolvemos uma solução de data room altamente segura para garantir que este processo seja tranquilo do início ao fim.

Personalização

Confira uma aparência profissional ao seu data room virtual com uma marca personalizada.

  • Faça upload do seu logotipo e escolha um esquema de cores que corresponda ao seu estilo corporativo.
  • Personalize uma carta-convite para apresentar o resumo do projeto aos usuários autorizados.
  • Personalize as marcas d'água dos documentos de acordo com os seus requisitos de segurança.
  • Adicione seus próprios termos de uso e outras políticas que os usuários devem aceitar antes de entrar no data room.
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Upload

Crie estruturas de pastas e faça upload de dados em qualquer formato. O iDeals Smart Upload e os recursos de processamento convertem automaticamente os arquivos em um formato seguro.

  • Para fazer upload de vários documentos de uma só vez, use o recurso conveniente de Arrastar e Soltar. Não há limites de tamanho e de quantidade dos arquivos enviados.
  • Após a conclusão do upload, todos os documentos em mais de 25 formatos comuns de arquivo serão convertidos em um formato seguro do Adobe PDF  e estarão disponíveis para exibição segura pelos usuários.
  • Faça upload e download de vários arquivos e pastas, e sincronize as pastas locais com as pastas do data room usando o aplicativo iDeals VDR Desktop.
  • Mantenha as informações estruturadas e torne as atualizações visíveis imediatamente, ativando a função de numeração automática de índice.
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Convite

Configure as permissões e conceda acesso aos usuários que acessarão o projeto no data room virtual e colaborarão com o seu conteúdo.

  • Conceda permissões estendidas aos usuários em colaboração: eles têm acesso a documentos, notas de grupo, mensagens da seção Perguntas e Respostas entre usuários e relatórios de atividades para outros usuários.
  • Conceda menos permissões aos usuários individuais: esses usuários podem acessar documentos, notas pessoais e relatórios de atividades, além de se comunicar com os coordenadores de Perguntas e Respostas.
  • Aplique um dos oito níveis de permissões de usuário a cada usuário ou grupo de usuários.
  • Convide usuários individualmente ou use o recurso de upload em massa para convidar centenas de usuários em segundos.
  • Obtenha uma exibição instantânea de quem acessou o data room e de quão ativamente envolvidos os usuários estão no projeto.
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Colaboração

Use a capacidade do recurso Perguntas e Respostas para melhorar a colaboração e manter seu projeto funcionando tranquilamente. O recurso de Perguntas e Respostas serve como um sistema de e-mail seguro no data room virtual. Ele ajuda na comunicação com os usuários e responde a várias perguntas.

  • Colabore e comunique-se em uma área segura sem depender de e-mails.
  • Defina uma prioridade, dependendo da urgência: alta, média ou baixa.
  • Atribua um status às perguntas da seção Perguntas e Respostas: Aguardando resposta, Em andamento, Encaminhado para especialista, Respondido por mim ou Fechado.
  • Use os anexos de Perguntas e Respostas para trocar arquivos com segurança no data room virtual – não dependa mais dos serviços de compartilhamento de arquivos ou FTP.
  • Economize tempo ativando uma seção de Perguntas Frequentes para fornecer respostas às perguntas mais comuns.
  • Monitore perguntas e respostas recebendo notificações instantâneas sobre o envio de novas perguntas.
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Controle

Certifique-se de que seus dados confidenciais estejam nas mãos certas. Gerenciamos tudo nos bastidores para que você possa focar nas negociações.

  • Desative a impressão e o download de qualquer pasta ou documento.
  • Proteja seus documentos contra captura de tela, ativando a Exibição com cerca.
  • Revogue o acesso às informações, mesmo depois de um documento ter sido baixado.
  • Impeça que usuários e grupos de usuários acessem certas seções do data room.
  • Mantenha os usuários dos serviços de VDR atualizados, notificando-os sobre novos documentos enviados, novas perguntas ou respostas na seção de Perguntas e Respostas e altere ou desative essas notificações.
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Rastreamento

Tome decisões mais rápidas e embasadas com base em dados em tempo real. Obtenha as respostas para quaisquer perguntas que surjam sobre a atividade dos usuários. Use as informações desses relatórios em diferentes fases do seu projeto.

  • Uma vez aberto o data room eletrônico, você pode ver quais usuários já fizeram logon e quão ativamente eles visualizam os documentos, o que pode servir como um indicador do interesse dos licitantes.
  • Relatórios coloridos inteligentes indicam a frequência com que os usuários acessam diferentes pastas no data room.
  • A partir dos relatórios de Perguntas e Respostas, veja quantas perguntas ainda estão pendentes e quanto tempo, em média, leva para os usuários receberem as respostas.
  • Ao se preparar para negociar contratos, verifique quais documentos foram visualizados, de modo a evitar problemas inesperados no processo de negociação.
  • Gerencie e baixe relatórios detalhados de atividades do usuário e veja todas as ações dele, incluindo o tempo preciso gasto para visualizar um documento específico.
  • Baixe tópicos de completos de Perguntas e Respostas, e guarde-os para fins de conformidade e ensino.
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Segurança por padrão

Na iDeals, a segurança dos dados dos nossos clientes é fundamental. É por isso que tomamos importantes medidas de segurança para garantir que os seus dados estejam seguros e continuem assim.

  • A iDeals usa vários data centers que implantam segurança física, políticas de acesso restrito, sistemas de autenticação de entrada biométrica, guardas armados 24h todos os dias e vigilância.
  • Os data centers estão em conformidade com o SOC2 e têm certificação ISO 27001:2013.
  • A redundância de Camada 3 (2N) para todos os componentes de sistemas essenciais garante um tempo de ativação de 99,95%.
  • Os sistemas de backup de energia ininterrupta e os protocolos de prevenção contra incêndios e inundações mantêm os dados seguros em caso de um desastre natural.
  • O backup de arquivos em tempo real por meio de túneis VPN criptografados preserva a integridade dos dados.
  • O sistema de proteção antivírus integra os softwares antivírus dos cinco principais fornecedores, garantindo que nenhum vírus seja incorporado nos arquivos enviados para a plataforma do data room.
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