Comunicações da Diretoria

Mais de 80% das corporações da "Fortune 500" confiam na iDeals para hospedar e distribuir documentos corporativos de modo seguro

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Desafios das diretorias corporativas modernas

As comunicações da diretoria envolvem o gerenciamento e a distribuição de grandes quantidades de documentos confidenciais, o que pode ser complicado com os conselheiros espalhados pelo mundo. Os membros da diretoria normalmente enfrentam alguns desafios típicos:

  • As empresas precisam trocar documentos relacionados às suas principais atividades de forma rápida e segura
  • Os requisitos de conformidade governamental estão se tornando mais complicados
  • Os serviços de e-mail e compartilhamento de arquivos pessoais não cumprem os requisitos de segurança de dados empresariais
  • O risco de violações da segurança de dados representa um sério problema para a conformidade corporativa
  • É demorado e caro organizar, imprimir e enviar centenas de páginas em papel com informações das reuniões da diretoria
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Portal para gerenciar e conduzir reuniões da diretoria

O iDeals Virtual Board Room, com a tecnologia do iDeals Virtual Data Room, é uma plataforma segura baseada em nuvem que fornece um ambiente altamente seguro e fácil de usar para gerenciar as comunicações da sala de reuniões. A mudança de um sistema baseado em papel para um portal de salas de reuniões online pode oferecer inúmeros benefícios para uma organização.

  • Permita que os conselhos de administração acessem os materiais da diretoria e os documentos empresariais importantes, online e offline, de qualquer lugar
  • Distribua materiais da diretoria antes das reuniões e mantenha-o atualizado entre as reuniões
  • Forneça atualizações sobre as atividades dos comitês da diretoria
  • Facilite a comunicação entre a diretoria e a gerência
  • Melhore a governança e a responsabilidade corporativa
  • Gaste menos tempo no trabalho administrativo e deixe que os assistentes tenham mais foco no conteúdo da reunião e nas necessidades dos participantes
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Quais documentos podem ser compartilhados em um portal da diretoria?

Os portais para diretores têm sido considerados uma ferramenta de comunicação unidirecional. No entanto, com a introdução de novas tecnologias interativas, também surgiu a possibilidade de comunicação bidirecional. O iDeals Virtual Data Room possibilita a comunicação através da seção de Perguntas e Respostas, bem como o compartilhamento de documentos altamente confidenciais, como:

  • Apresentações de investidores
  • Relatórios de gerenciamento de riscos
  • Planos operacionais e de crescimento
  • Políticas de remuneração e planos de incentivo
  • Resultados de auditorias externas
  • Agendas e resoluções, incluindo o seguinte:
    • Realização corporativa
    • Estratégia, orçamentos, capex, e R&D
    • De longo prazo contra considerações a curto prazo
    • Aquisições, despimentos e outros ajustes de pasta de negócios
    • Remuneração do executivo
    • Administração de risco, inclusive financeiro, segurança e outros riscos
    • Complacência reguladora e legal
    • Relações de acionista
    • Relações do governo e política, inclusive relações com associações de classe
    • Empregado e relações de comunidade
    • Recrutamento de diretor
    • Reunião de acionistas anual
    • Preparações de gestão de crises
    • A oferta pública de aquisição e a procuração lutam com preparações
    • Conselho diretor e estrutura de comitê e política, avaliações, linhas de orientação de governação, cartas patentes de comitê
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Acesse os materiais da diretoria de qualquer lugar

Com o portal para sala de reuniões da iDeals, os usuários podem acessar as informações da diretoria a qualquer hora, em qualquer lugar. Isso é bastante conveniente quando um ou mais membros da diretoria está viajando. Com mais tempo e flexibilidade, os diretores ficam mais preparados para fazer discussões estratégicas importantes.

  • Os membros da diretoria podem acessar, de forma fácil e segura, grandes volumes de informações de qualquer lugar
  • Além disso, podem trabalhar online ou offline para avaliar as informações da diretoria, participar das discussões de Perguntas e Respostas e fazer anotações, precisando apenas de uma conexão com a internet
  • A pesquisa de texto completo fornece acesso rápido a informações e documentos
  • Nosso eficiente sistema de Perguntas e Respostas ajuda os membros da diretoria a discutir informações corporativas confidenciais
  • Uma trilha de auditoria em conformidade com a norma SOX reduz o risco de violações de segurança de dados
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Melhore a eficiência do gerenciamento da comunicação da diretoria

A produção de informações físicas das reuniões de diretoria é um pesadelo ultrapassado que pode levar dias ou semanas, em função do envio por correio das atualizações aos membros da diretoria para garantir que todos os participantes estejam usando a versão mais recente. Nosso software de sala de reuniões virtual pode reduzir esse processo a horas e, ao mesmo tempo, resolver outros problemas.

  • Todas as alterações são implementadas de modo rápido e fácil: as versões mais recentes dos documentos são enviadas para o portal central e sincronizadas automaticamente com os dispositivos de todos os membros da diretoria
  • Todos os envolvidos trabalham na mesma página, independentemente da localização
  • Aplique mais de oito níveis de permissões de documentos baseadas em funções para assegurar o acesso adequado às informações corporativas
  • Acesse o portal da diretoria em todos os dispositivos móveis usando os aplicativos dedicados para iOS, Windows e Android
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Segurança de documentos e infraestrutura de nível militar

A segurança dos seus documentos corporativos sempre é motivo de grande preocupação. Os materiais da diretoria podem se perder no correio ou pelo transportador. Com uma sala de reuniões digital esses riscos praticamente desaparecem.

  • A segurança do data center é assegurada com uma política de acesso restrito e vigilância. Além disso, nossos data centers estão em conformidade com o SOC2 e têm certificação ISO 27001.
  • Redundância de Camada 3 (2N) para todos os componentes de sistemas essenciais, garantindo um tempo de ativação de 99,95%, líder no setor.
  • Os dados são criptografados por meio do protocolo SSL/TLS de 256 bits, usando criptografia de chaves RSA de 2048 bits
  • Nosso recurso de autenticação em duas etapas requer uma senha e um código de texto enviado
  • Marcas d'água dinâmicas e o recurso de Exibir com cerca evitam a distribuição não autorizada de documentos
  • Exclusão remota: revogue a permissão de acesso a arquivos em todos os dispositivos do usuário
  • Os registros de auditoria documentam cada ação no portal virtual da diretoria para garantir a conformidade com as regulamentações do setor e manter registros legais
  • Proteção antivírus: o conteúdo é verificado em tempo real contra malware toda que um arquivo é enviado ou baixado. Arquivos defeituosos são impedidos de ser enviados para o portal da diretoria
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A maioria das empresas bem-sucedidas implanta portais da diretoria

Muitas empresas estão usando portais virtuais de diretoria como ferramentas de negócios indispensáveis para hospedar e compartilhar informações corporativas. De acordo com uma pesquisa recente do Instituto do Comitê de Auditoria da KPMG, as principais empresas mundiais estão adotando rapidamente softwares de reuniões online.

  • Metade dos diretores e da alta direção disse que suas empresas usam atualmente um portal virtual de diretoria e 20% esperam usá-lo nos próximos 6 a 12 meses
  • 18% dos entrevistados fornecem um dispositivo móvel aos membros da diretoria para acessar o portal, e 20% planejam fazê-lo no próximo ano
  • Mais da metade (55%) dos diretores concorda que o software do portal da diretoria melhorou consideravelmente a eficiência da diretoria
  • 70% disseram que o portal da diretoria é atualizado em "tempo real" com minutas de reuniões, informações sobre a empresa e muito mais.
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