Diligence raisonnable en ligne

La salle virtuelle de données iDeals accélère les processus de diligence raisonnable et aide à finaliser plus rapidement vos transactions

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Quels sont les éléments à considérer lors du choix d’une salle de données virtuelle pour votre projet de diligence raisonnable ?

Le choix d’une salle de données pour la diligence raisonnable représente une étape importante qui peut parfois être complexe : malgré le nombre considérable d’options qui s’offre à vous, il est très difficile de trouver le meilleur logiciel compatible avec les exigences de votre projet.

Nous avons composé ce guide de sélection et avons répondu à quelques questions fréquemment posées afin de vous aider à choisir la bonne salle de données pour mener votre diligence raisonnable.

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Est-ce que le fournisseur de salle de données a une expérience de travail dans votre secteur ?

Le secteur de travail détermine les types d’utilisations potentielles, les caractéristiques, les flux de travail et les politiques de conformité exigées par le processus de diligence raisonnable, alors soyez prêt à poser les bonnes questions lorsque vous parlerez à un vendeur potentiel.

Services financiers

Que ce soit dans le domaine des services bancaires grand public, du courtage de titres ou du marché des assurances, vous devrez mener un processus de diligence raisonnable pour la mise en place d’un accord de fusion et acquisition, d’une levée de fonds, d’une restructuration ou d’une faillite. Le secteur financier est hautement réglementé et votre entreprise doit se conformer à des normes spécifiques. Par exemple, il se peut que vous deviez mettre en place une salle de données envoyant un rapport à des organismes de réglementation tels que la FINRA, si votre entreprise opère aux États-Unis. Il est important de vous assurer que la plateforme de votre choix soit conforme aux standards de votre secteur d’activités.

Biotechnologies

Dans le secteur des biotechnologies, les salles de données sont souvent utilisées pour soutenir des processus de diligence raisonnable de projets de recherche et développement, tels que des essais cliniques ou l’octroi d’une licence à un produit. Garder le contrôle de la propriété intellectuelle et des dossiers médicaux personnels en assurant la sécurité des informations de diligence raisonnable représente un défi indispensable à relever. Ceci vous conduit à réduire votre liste de fournisseurs de salles de données potentiels à ceux qui sont conformes aux réglementations locales tels que le HIPAA.

Énergie

Le secteur de l'exploitation pétrolière et gazière devient de plus en plus consolidé, ce qui a pour résultat de renforcer les exigences liées au processus de diligence raisonnable. Les projets pétroliers et gaziers habituels incluent des transferts d’une grande quantité de données sismiques et des diagraphies de puits durant le processus de diligence raisonnable. Il est donc important de vous assurer que la plateforme de votre choix puisse prendre en charge les formats de ces types de fichiers. Les énergies renouvelables sont un autre sous-secteur en pleine croissance qui présente une grande variété d’opportunités de placement. Que ce soit pour des levées de fonds, des octrois de permis ou des accords de fusions, la salle de données de votre projet doit être facile et rapide à mettre en place afin de vous aider à exécuter rapidement votre projet.

Aspect juridique

Les conseillers juridiques doivent souvent gérer des transactions de fusions et acquisitions, en consultant aussi bien la partie acheteur que la partie vendeur du projet. Certains cabinets juridiques peuvent être impliqués dans une multitude de projets, devant gérer simultanément des centaines de clients. Il est donc important pour eux d’avoir à leur disposition des moyens pour préserver et organiser efficacement leurs dossiers. En utilisant un solide module Q&R, vous pouvez économiser du temps en exécutant tous vos processus de communication à partir d’un seul emplacement, depuis votre salle de données. Et la création d’un design professionnel grâce à une personnalisation de votre salle de données présente un autre avantage par rapport aux autres solutions cloud courantes.

Technologie de l’information

L’industrie des TI a connu une croissance considérable au cours de la dernière décennie, menant à une grande quantité de fusions et d’acquisitions, de transactions de capital risque et d’introductions en bourse. Des millions de startups TI lèvent des fonds tous les jours, et aucune d’elles ne souhaite manquer sa chance d’être financée en raison de la complexité de la plateforme qu’elle utilise. Dans un environnement aussi compétitif, une salle de données facile à utiliser et sans plugin est nécessaire, pour mettre en place un processus de diligence raisonnable simple à suivre.

Infrastructure

Dans ce secteur, il arrive souvent qu’une salle de données en ligne soit utilisée pour gérer les documents de financement de votre projet. La plupart des projets de construction et d’infrastructures sont menés sur le long terme et nécessitent des échanges constants avec les investisseurs, les banques et d’autres institutions financières. La capacité à partager des informations financières et des données d’ingénierie en toute sécurité est donc cruciale dans ce type de situation. Il est également utile de prendre en note que tous les fournisseurs de salles de données ne prennent pas en charge des fichiers de type autre qu’Office.

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Est-ce qu’un fournisseur de salles de données peut vous fournir les listes de vérification de diligence raisonnable nécessaires à votre projet ?

En fonction de vos objectifs et des actifs qui doivent être examinés au sein de votre entreprise, différents types de diligence raisonnable peuvent être exécutés. Chaque secteur possède des standards spécifiques qui nécessitent d’organiser les documents d’une façon particulière et de mettre en place un index qui organise le contenu de votre salle de données en permanence.

Vous pouvez avoir besoin de listes de vérification de diligence raisonnable pour les processus suivants

Diligence raisonnable financière (comptabilité)

Le principal objectif de ce processus est d’investiguer sur la performance financière de l’entreprise cible, ce que beaucoup considèrent comme étant la vérification des bilans et des documents financiers complémentaires.

Diligence raisonnable juridique

La diligence raisonnable juridique vise à assurer que l’entreprise cible ne soit pas actuellement en poursuite judiciaire et ne présente pas de responsabilités juridiques à risques.

Diligence raisonnable TI

La diligence raisonnable TI détermine si les dépenses en TI correspondent à un niveau approprié à la taille de l’entreprise et aident à atteindre les plans de croissance prévus.

Diligence raisonnable commerciale

La diligence raisonnable commerciale aide à identifier la position de l’entreprise au sein de son secteur d’activités et des opportunités potentielles en fonction de l’attrait global du secteur et des perspectives commerciales à long terme.

Diligence raisonnable fiscale

États financiers, déclarations de revenus et audits, tels sont les documents qui sont généralement réclamés lors d’une diligence raisonnable fiscale afin d’identifier les responsabilités fiscales actuelles et potentielles d’une entreprise.

Diligence raisonnable opérationnelle

La diligence raisonnable opérationnelle s’occupe d’analyser le processus de fabrication, la chaîne logistique et la distribution afin de découvrir tout risque en matière de capital.

Vous avez d’autres questions sur la diligence raisonnable en ligne ?

Ne vous inquiétez pas, nous savons à quel point il peut être difficile de maîtriser ce sujet, alors voici notre FAQ pour vous aider à mieux vous y retrouver.

Lorsque vous utilisez une salle de données vous pouvez inviter des utilisateurs en tapant simplement leur adresse email et en leur envoyant une invitation. Avec la salle virtuelle de données iDeals, vous pouvez être toujours certain de la réception de vos invitations : notre application vérifie si les utilisateurs ont reçu leurs invitations et elle vous envoie une notification si ces dernières n’ont pas été reçues ; elle vous indique également des erreurs potentielles lorsque vous entrez une adresse email.

La plupart des plateformes modernes ne nécessitent pas de logiciel supplémentaire. Cependant, certaines versions de salles de données plus anciennes nécessitent encore des plugins. Certains départements de TI corporatifs interdisent aux employés d’installer des logiciels supplémentaires sur leurs ordinateurs de travail pour des raisons de sécurité, alors il peut être utile de vérifier la politique de sécurité de votre entreprise. L’autre alternative est de choisir une solution sans plugin et facile à mettre en place telle qu’une salle de données virtuelle iDeals, qui ne nécessite aucune formation pour être utilisée.

Vous avez la possibilité de configurer un accès granulaire aux documents téléversés en paramétrant différents niveaux d’accès pour les différents groupes d’utilisateurs. La salle de données virtuelle iDeals vous permet également de mettre en place trois niveaux d’accès aux documents Excel (Visualisation restreinte sans formules, Visualisation sécurisée avec ou sans formules, ou Visualisation sécurisée et manipulation des feuilles de calcul) et huit niveaux d’accès aux documents PDF (Mettre en place le téléversement, Télécharger l’original, Télécharger le PDF, Imprimer, Télécharger le PDF crypté, Visualiser, Affichage hachuré et Restreindre les autorisations). Nous plaçons toujours la sécurité et la confidentialité comme étant notre plus grande priorité et vous pouvez être certains que vos documents bénéficient d’une protection fiable avec la salle de données virtuelle iDeals.

Les journaux d’audit mis en place dans la salle de données iDeals vous permettent de vérifier la quantité de documents évalués par les utilisateurs. Une « carte thermique » colorée attribue une couleur spécifique à chaque document, indiquant un pourcentage correspondant au nombre de pages qui a été visualisé par un utilisateur donné. Ceci peut vous aider à comprendre la progression de votre diligence raisonnable ainsi que les domaines d’intérêts de vos partenaires potentiels.

Selon votre secteur, vous pouvez avoir à fournir des documents dans des formats spécifiques et à les téléverser dans la salle de données en respectant des règles de conformité. L’objectif de la diligence raisonnable le plus important est d’échanger des informations confidentielles de la manière la plus rapide et la plus sûre possible, là où la technologie joue un rôle crucial. Alors avoir une liste d’exigences et des modèles d’index préconfigurés peut vous aider à économiser beaucoup de temps et à maintenir l’espace de travail de votre salle de données en ordre. iDeals Solutions a mené des milliers de projets de diligence raisonnable et a mis en place des index de salles de données professionnels destinés à de nombreux secteurs.

La personnalisation de votre salle de données avec le logo et les couleurs de votre entreprise lui donnent une apparence professionnelle et un look unique : il s’agit d’une caractéristique indispensable pour toutes les plateformes de salles de données disponibles à ce jour. La salle de données iDeals vous permet également d’appliquer votre propre palette de couleurs et votre logo afin qu’ils soient visibles à la fois dans la salle de données et dans les emails d’invitation que vous envoyez.

La plupart des fournisseurs déclarent offrir un support 24h/24, 7j/7, mais il est important de définir tous les standards de performance dans un accord de service. L’équipe de support client iDeals garantit une réponse immédiate par téléphone ou par chat et une réponse dans un délai de 15 minutes par email. Près de 93 % des demandes adressées par email reçoivent cependant une réponse dans un délai de 5 minutes. Notre équipe de support clients 24h/24, 7j/7 vous offre ses services en anglais, allemand, espagnol, portugais, russe, turc, chinois et japonais.

La plupart des fournisseurs de salles de données utilisent un cryptage des documents, aujourd’hui devenu une norme dans le secteur. En plus d’un cryptage multicouches, des normes de sécurité supplémentaires sont appliquées à la salle de données iDeals : un affichage hachuré permet d’éviter la photographie des documents et procure, en combinaison avec des filigranes dynamiques, l’un des modes de protection les plus fiables contre la copie non autorisée. Vous pouvez modifier le niveau d’accès d’un utilisateur à tout moment.

Lorsqu’il est question de diligence raisonnable, la sécurité figure parmi les aspects les plus importants de ce processus. Il est donc vivement conseillé de vérifier que le fournisseur de salles de données se conforme aux normes de sécurité les plus courantes. La salle de données iDeals est conforme aux standards les plus stricts de notre secteur d’activité, tel que les normes ISO 27001:2013, SOC II, Safe Harbor bien d’autres.

Une archive contenant tous les dossiers essentiels tels que les fichiers téléversés, les fichiers supprimés dans leurs versions précédentes et les rapports d’activités peut être demandée sous la forme d’une clé USB ou d’un DVD.

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Pourquoi choisir la salle de données virtuelle iDeals ?

iDeals Solutions offre des services de partage de fichiers sécurisé depuis 2008. Depuis nos débuts, notre objectif principal a été de proposer l’expérience de diligence raisonnable la plus sécurisée possible tout en la rendant simple et facile d’utilisation. Des clients du secteur des finances d’entreprise, des investissements bancaires, du secteur juridique, de l’immobilier, de l’énergie, de la sécurité TI et bien d’autres nous ont fait confiance.

Témoignages de nos clients

  • Les salles virtuelles de données iDeals ont un design intuitif et des fonctionnalités extrêmement robustes. Toute mon équipe de transactions était prête au travail en quelques minutes, sans aucune formation. J’ai utilisé les offres de grandes sociétés et iDeals leur est supérieure sur de nombreux points. De la gestion des droits d’accès aux documents, rapports de suivi, compatibilité des formats de fichier et convivialité, iDeals est le meilleur choix. Un excellent produit à un prix raisonnable. Je les recommande tout particulièrement.

    Adam Lancaster Investment Banking Group,
    Performance Trust Capital Partners
  • Le logiciel de salles de données virtuelles iDeals associe une interface conviviale et un ensemble complet de fonctions. De plus, leur système de rapports divers est extrêmement utile lorsque vous avez besoin de données analytiques sur votre salle de données. Je détesterais avoir à changer de système.

    Jeff Hsu Regulatory Affairs,
    Sorrento Therapeutics Inc.
  • L’une des meilleures plateformes de salles de données virtuelles que j’ai rencontrée. Facile à gérer, interface très conviviale, hautement personnalisable, exceptionnellement compétitive en termes de prix. Une excellente option pour les utilisateurs férus de technologie tout comme les novices.

    Alexey Zykov Investment Banking Group,
    Jefferies
  • En tant qu’administrateur ayant utilisé d’autres services, l’interface VDR est très conviviale et leur système de gestion des fichiers m’a permis de gagner beaucoup de temps. Je dois aussi donner une mention spéciale à leur équipe de support technique qui a toujours été facilement disponible pour répondre à mes questions. Cet aspect personnalisé est très important pour des utilisateurs commerciaux qui comme moi sont pressés et recherchent des solutions opportunes.

    Mark Li Real Estate Investments,
    Harvest Capital Partners
  • Les projets que nous avons entrepris se sont bien déroulés, spécialement en ce qui concerne le logiciel de salle de négociation virtuelle. Cela s’est bien passé parce que l’interface VDR iDeals™ a été assez facile à utiliser et nous a mis à disposition quelques fonctionnalités vraiment utiles.

    Asad Aftab Corporate Finance,
    KPMG
  • Nous utilisons continuellement les salles de données virtuelles fournies par iDeals, l’interface est conviviale, tout fonctionne bien. Je suis prêt à recommander iDeals™ comme un partenaire responsable et fiable.

    Hakon L. Akerlund IT Security,
    Landsbankinn
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