Communications du conseil

Plus de 80 % des sociétés « Fortune 500 » font confiance à iDeals pour héberger et distribuer leurs documents exclusifs en toute sécurité.

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Défis des Conseils d’administration modernes

Les communications du Conseil signifient la gestion et la distribution de grandes quantités de documents confidentiels, ce qui peut être compliqué avec des membres du Conseil dans différents coins du monde. Il existe d’autres défis typiques auxquels les membres du Conseil ont normalement à faire face :

  • Les entreprises ont besoins d’échanger rapidement en toute sécurité des documents liés aux activités clés.
  • Les exigences de conformité demandées par les gouvernements sont devenues plus compliquées.
  • Les services de partage d’emails et de fichiers personnels ne respectent pas les exigences de sécurité des données d’entreprise.
  • Le risque d’intrusion et vol de données représente une difficulté importante pour la conformité des entreprises.
  • Du temps et de l’argent sont dépensés pour assembler, imprimer et envoyer des dossiers papier de centaines de pages avant les réunions du Conseil.
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Portail du Conseil pour la gestion et la conduite de ses réunions.

La salle virtuelle de Conseil iDeals fonctionne avec la salle virtuelle de données iDeals qui est une plateforme sécurisée dans le cloud fournissant un environnement extrêmement sécurisé, mais facile à utiliser pour gérer les communications des Conseils d’administration. Passer d’un système basé sur le papier à un portail de Conseil en ligne peut offrir de nombreux avantages à une organisation.

  • Fournit aux membres des Conseils d’administration un accès aux documents du Conseil et à d’autres documents importants de l’entreprise à la fois en ligne et hors ligne depuis n’importe quel endroit.
  • Distribue les documents avant les réunions du Conseil et les met à jour pour le Conseil entre les réunions.
  • Fournit des mises à jour sur les activités des comités du Conseil.
  • Facilite la communication entre le Conseil et l’équipe de direction.
  • Améliore la gouvernance et la responsabilité d’entreprise.
  • Fait passer moins de temps sur le travail administratif et permet aux assistants de se concentrer sur le contenu des réunions et les besoins des participants.
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Quels documents peuvent être partagés sur un portail de Conseil ?

Le portail de Conseil a longtemps été considéré comme un outil de communication à sens unique. Toutefois, avec l’introduction de nouvelles technologies interactives, des possibilités de communication bidirectionnelles ont aussi fait leur apparition. Les salles virtuelles de données iDeals permettent de communiquer en utilisant les sections de Q&R ainsi que de partager des documents extrêmement sensibles comme :

  • Les présentations à des investisseurs
  • Les rapports sur la gestion des risques
  • Les plans opérationnels et de développement
  • Les politiques de rémunération et de mesures incitatives
  • Les résultats d’audit externe
  • Les ordres du jour et résolutions, y compris les documents suivants :
    • Performance d'entreprise
    • Stratégie, budgets, dépense d'équipement et R&D
    • À long terme contre les considérations à court terme
    • Acquisitions, dessaisissements et d'autres adaptations de portefeuille d'activités
    • Compensation exécutive
    • Gestion des risques, en incluant financier, sécurité et d'autres risques
    • Acquiescement de contrôle et juridique
    • Relations d'actionnaire
    • Relations gouvernementales et politiques, en incluant des relations avec les associations professionnelles
    • Employé et relations de communauté
    • Recrutement de directeur
    • Réunion d'actionnaires annuelle
    • Préparations de gestion des crises
    • L'offre publique d'achat et le mandataire luttent contre les préparations
    • Planche et structure de comité et politiques, évaluations, directives de gouvernement, chartes de comité
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Accédez à vos documents du Conseil de n’importe où

Avec le portail du Conseil iDeals, les utilisateurs peuvent avoir accès au pack de documents du Conseil n’importe où, n’importe quand. Ceci est spécialement bénéfique si un ou plusieurs membres du Conseil voyagent. Avec plus de temps et de souplesse de leur côté, les membres du Conseil sont mieux préparés à entamer des discussions stratégiques importantes.

  • Les membres du Conseil peuvent avoir accès facilement et en toute sécurité à de grandes quantités d’informations de n’importe où.
  • Les membres du Conseil peuvent travailler en ligne ou hors ligne pour revoir le pack de documents du Conseil, participer à des discussions de Q&R et prendre des notes, pourvu qu’ils disposent d’une connexion internet.
  • La recherche en texte intégral fournit un accès rapide aux informations et aux documents.
  • Notre système robuste de Q&R aide les membres du Conseil à discuter des informations sensibles de l’entreprise.
  • Un journal d’audit conforme à SOX réduit le risque de violation de sécurité des données.
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Améliorez l’efficacité de la gestion des communications du Conseil

La production de liasses physiques de documents de réunion est un cauchemar anachronique qui peut prendre des jours ou des semaines, avec les mises à jour envoyées aux membres du Conseil par courrier pour s’assurer que tous les participants utilisent la version la plus récente. Avec notre logiciel de salle virtuelle de Conseil, ce travail peut se compter en heures et résoudre d’autres problèmes en même temps.

  • Tous les changements sont mis en œuvre rapidement et facilement : les versions de documents les plus récentes sont téléversées sur le portail central et sont automatiquement synchronisées pour l’ensemble de tous les appareils des membres du Conseil.
  • Tous les participants travaillent sur un pied d’égalité, quel que soit leur emplacement géographique.
  • Appliquez les huit niveaux ou plus d’autorisation sur les documents en fonction des rôles pour garantir un accès approprié aux informations de l’entreprise.
  • Accédez au portail du Conseil à partir de tous les appareils mobiles en utilisant nos applications dédiées pour iOS, Windows and Android.
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Sécurité des documents et de l’infrastructure de niveau militaire

La sécurité de vos documents d’entreprise est toujours un souci majeur. Les documents du Conseil peuvent se perdre dans le courrier, même s’ils sont acheminés par un transporteur privé. Dans une salle de Conseil numérique, ces risques ont virtuellement disparu.

  • La sécurité des centres de données est garantie par une politique d’accès stricte associée à la surveillance. De plus, tous nos centres de données sont en conformité avec SOC2 et certifiés ISO 27001. .
  • Une redondance niveau 3 (2N) de tous les composants des systèmes essentiels garantit une disponibilité à 99,95 % du temps, la meilleure de l’industrie
  • Les données sont chiffrées en utilisant le protocole SSL/TLS 256 bits et un chiffrement par clés RSA 2048 bits.
  • Notre fonctionnalité d’authentification en deux étapes exige un mot de passe et l’envoi d’un code par SMS.
  • Les filigranes dynamiques et notre affichage hachuré évitent la distribution non autorisée de documents.
  • Effacer à distance : révoque les autorisations d’accès à des fichiers dans tous les appareils de tous les utilisateurs.
  • Le journal d’audit documente chaque action dans le portail virtuel du Conseil pour garantir la conformité avec les règlements de l’industrie et pour les archives juridiques.
  • Protection antivirus : scanne en temps réel le contenu pour les logiciels malveillants chaque fois qu’un fichier est téléversé ou téléchargé. Les fichiers défectueux sont bloqués et ne peuvent pas être téléversés dans le portail du Conseil.
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La plupart des entreprises prospères utilisent des portails de Conseil.

De nombreuses sociétés utilisent des portails de Conseil virtuels en tant qu’outils commerciaux indispensables pour héberger et partager les informations de leur entreprise. Selon une étude récente de l’institut de comité d’audit de KPMG, les principales entreprises mondiales adoptent rapidement le logiciel de salle de Conseil en ligne.

  • La moitié des cadres senior et les dirigeants disent que leur entreprise utilise actuellement un portail de Conseil virtuel, et 20 % pensent en utiliser un dans les 6 à 12 mois.
  • 18 % des personnes ayant répondu fournissent aux membres de leur Conseil un appareil mobile pour pouvoir accéder au portail, et 20 % supplémentaires pensent le faire dans le courant de l’année.
  • Plus de la moitié (55%) des membres du Conseil sont d’accord avec le fait que le logiciel de portail du Conseil a énormément amélioré l’efficacité du Conseil.
  • 70 % disent que leur portail de Conseil est mis à jour en « temps réel » avec les comptes rendus de réunion du Conseil, les informations sur la société, et plus encore.
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