Diligencia debida en línea

La sala de datos virtual de iDeals agiliza el proceso de diligencia debida y ayuda a cerrar transacciones con más rapidez

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¿Qué debe considerar al momento de elegir una sala de datos virtual para su proyecto de diligencia debida?

Elegir una sala de datos para la diligencia debida es un paso importante que puede complicarse un poco algunas veces: a pesar de la considerable cantidad de opciones disponibles, es realmente difícil encontrar el mejor software para los requerimientos de su proyecto.

Hemos compuesto esta guía de selección y contestamos algunas de las preguntas más frecuentes para ayudarlo a elegir la sala de datos de diligencia debida adecuada.

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¿Tiene el proveedor de salas de datos la experiencia de trabajar con su industria?

La industria determina los posibles casos de uso, las funciones, los flujos de trabajo y las políticas de cumplimiento que el proceso de diligencia debida tiene que respaldar, por lo que debe estar preparado con las preguntas relevantes cuando hable con el que será su proveedor.

Servicios financieros

No importa si está en el negocio de banca minorista, corretaje de bolsa o seguros, de todas formas tendría que pasar por el proceso de diligencia debida en caso de un negocio de M&A, captación de inversión, reestructuración o bancarrota. La industria financiera está fuertemente regulada, por lo que su empresa debe cumplir con ciertas reglamentaciones específicas. Por ejemplo, tal vez necesite configurar una sala de datos para enviar informes a los organismos regulatorios como FINRA, si su empresa opera en Estados Unidos. Es importante asegurarse de que la plataforma que seleccione cumpla con las normas de la industria.

Biotecnología

En la industria de la biotecnología, la sala de datos virtual se usa con frecuencia para ayudar en la diligencia debida de los proyectos de investigación y desarrollo, como los ensayos clínicos o el licenciamiento de un producto biotecnológico. Mantener el control sobre la propiedad intelectual y los registros médicos personales al conservar la información de diligencia debida segura es un desafío difícil de manejar. Esto lo conduce a reducir la lista de posibles proveedores de salas de datos a los que cumplen con las reglamentaciones locales, como la HIPAA.

Energía

La parte de la industria correspondiente al petróleo y gas se está consolidando cada vez más ahora, y eso también restringe los requerimientos de diligencia debida. Los proyectos comunes de petróleo y gas incluyen una enorme cantidad de datos sísmicos y registros de pozos que se transfieren durante el proceso de diligencia debida, por lo que es importante asegurarse de que la plataforma que seleccione pueda soportar ese tipo de formatos de archivos. La energía renovable es otro subsector de rápido crecimiento con una enorme variedad de oportunidades de inversión. No importa si es un negocio de captación de capital, licenciamiento o fusión: una sala de datos para su proyecto necesita configurarse rápida y fácilmente para ayudarle a operar su proyecto al ritmo más veloz.

Servicios jurídicos

A menudo los asesores legales tienen que lidiar con las transacciones de M&A, consultando ya sea al lado comprador o vendedor de un proyecto. Algunas empresas de servicios jurídicos pueden involucrarse en numerosos proyectos, lidiando con cientos de clientes al mismo tiempo, por lo que es importante que tengan una forma de mantener sus registros seguros y organizados. Un módulo de preguntas y respuestas robusto le ayudará a ahorrar tiempo al ejecutar todas las comunicaciones en un solo lugar de su sala de datos virtual. Y dar una apariencia profesional al personalizar una sala de datos con su identidad corporativa es otra ventaja sobre las soluciones comunes en la nube.

Servicios de informática

Durante la década anterior se produjo un aumento considerable en la industria de la TI, lo que condujo a un incremento en la cantidad de negocios de M&A, capital de riesgo e IPO. Hay millones de nuevas empresas de TI que captan capital a diario y a ninguna le convendría perderse la oportunidad de recibir financiamiento debido a la complejidad de la plataforma en uso. En un entorno así de competitivo, existe la necesidad de una sala de datos fácil de usar y que no utilice complementos (plug-in) para que los procesos de diligencia debida sean uniformes.

Infraestructura

En esta industria, a menudo se da el caso en el que se utiliza una sala de datos en línea para administrar los documentos financieros de su proyecto. La mayoría de los proyectos de construcción y edificación son de largo plazo y requieren de constantes interacciones con los inversionistas, bancos y demás instituciones crediticias, por lo que la capacidad de compartir en forma segura los datos financieros y de ingeniería es crucial en este caso. También vale la pena tener en cuenta que no todos los proveedores de salas de datos soportan tipos de archivos que no sean de Office.

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¿Puede un proveedor de salas de datos brindarle listas de verificación de diligencia debida para su proyecto?

Dependiendo de cuál aspecto de los recursos de la empresa necesite examinarse y de cuáles sean los objetivos, existen distintos tipos de diligencia debida que pueden llevarse a cabo. Toda industria cuenta con estándares específicos que requieren estructurar los documentos de cierta forma, por lo que configurar un índice de sala de datos le ayudará a mantener organizado el contenido de su sala de datos.

Podría requerir listas de verificación de diligencia debida para

Diligencia debida financiera (contabilidad)

Su propósito principal es investigar el desempeño financiero de una empresa objetivo, lo que en gran parte se refiere a revisar los libros contables y la documentación financiera de apoyo.

Diligencia debida legal

La diligencia debida legal busca asegurarse de que la empresa objetivo no esté actualmente en la etapa de una demanda judicial o tenga responsabilidades legales riesgosas.

Diligencia debida de TI

La diligencia debida de TI determina si el gasto en tecnología de la información está a un nivel apropiado para el tamaño de la empresa y ayuda a cumplir las proyecciones de crecimiento planeadas.

Diligencia debida comercial

La diligencia debida comercial ayuda a identificar la posición de la empresa dentro de la industria en la que opera, además de las potenciales oportunidades con base en el atractivo de la industria en general y en los prospectos comerciales de largo plazo.

Diligencia debida fiscal

Estados financieros, declaraciones de impuestos y auditorías: ese es el típico ejemplo de los documentos que se piden generalmente durante la diligencia debida fiscal, para identificar las responsabilidades fiscales actuales y potenciales de una empresa.

Diligencia debida operacional

La diligencia debida operacional analiza el proceso de manufactura, la cadena de suministro y la distribución para descubrir los posibles riesgos de capital.

¿Aún tiene dudas sobre la diligencia debida en línea?

No se preocupe, sabemos que llegar al núcleo del asunto puede ser exasperante, por lo que esta es nuestra sección de preguntas frecuentes (FAQ) para ayudarle a tener esto claro.

Mientras usa una sala de datos virtual, puede invitar usuarios con solo escribir sus correos electrónicos y enviarles invitaciones. Con la sala de datos virtual de iDeals siempre podrá estar seguro de que sus invitaciones se entreguen: nuestra aplicación revisa si un usuario recibió la invitación o no y le enviará a usted una notificación en caso de que la invitación no se haya entregado; también le ofrece sugerencias sobre posibles errores de ortografía al escribir la dirección de correo electrónico.

La mayoría de las plataformas modernas no requieren software adicional; sin embargo, hay algunas versiones anteriores de las salas de datos virtuales que aún necesitan complementos (plug-in). Algunos departamentos corporativos de TI prohíben a los empleados instalar software adicional en las computadoras de su empresa por cuestión de seguridad, por lo que vale la pena revisar qué tipo de política de seguridad se aplica en su empresa. Como alternativa puede elegir una solución libre de complementos y fácil de implementar, como la sala de datos virtual de iDeals que no requiere capacitación para usarla.

Existe la posibilidad de configurar un acceso detallado para los documentos cargados, estableciendo distintos niveles de acceso para varios grupos de usuarios. La sala de datos virtual de iDeals también le permite configurar tres distintos niveles de acceso para documentos Excel (vista restringida sin fórmulas, vista segura con o sin fórmulas, o vista y manipulación seguras de hojas de cálculo) y ocho niveles de acceso para documentos PDF (establecer carga, descargar original, descargar PDF, imprimir, descargar PDF cifrado, ver, vista limitada y restringir permisos). Siempre consideramos la seguridad y la privacidad como nuestra principal prioridad; con la sala de datos virtual de iDeals siempre podrá estar seguro de que sus documentos estén protegidos de manera confiable.

Con la ayuda de las pistas de auditoría completas implementadas en la sala de datos virtual de iDeals, siempre podrá comprobar la cantidad de documentos revisados por los usuarios. En el “mapa térmico” colorido, cada uno de los documentos se llena de un color específico con la relación de porcentaje relevante que refleja la cantidad de páginas que ha visto cierto usuario. Esto podría ayudar a entender la etapa de su progreso de diligencia debida, así como el área de interés de sus posibles socios.

Dependiendo de la industria, podría requerirse la carga de documentos de formatos específicos a una sala de datos al tiempo que deban satisfacerse también ciertas reglamentaciones de cumplimiento. La meta más importante del proceso de diligencia debida es intercambiar la información confidencial de la manera más rápida y segura, en donde la tecnología juega un papel crucial. Por ende, tener una lista de requerimientos y plantillas de índice preconfiguradas puede ayudarle a ahorrar mucho tiempo y mantener organizado el espacio de trabajo de su sala de datos. iDeals Solutions ha ayudado con miles de proyectos de diligencia debida y proporciona índices de salas de datos de diligencia debida profesionales para diversas industrias.

Al personalizar la sala de datos con el logotipo de su empresa y los colores de su marca logra una apariencia profesional y única: esta es una función imprescindible para todas las plataformas de salas de datos virtuales de la actualidad. La sala de datos virtual de iDeals también le da la posibilidad de aplicar sus propios esquemas de colores y logotipo que puedan verse tanto en su sala de datos como en los correos electrónicos de invitación que envíe.

La mayoría de los proveedores indican que ofrecen soporte 24/7, pero es importante asegurarse de que se definan todas las normas de desempeño en un acuerdo de nivel de servicio (SLA). El equipo de soporte al cliente de iDeals garantiza una respuesta inmediata vía telefónica o chat y un tiempo de respuesta de 15 minutos por correo electrónico; sin embargo, más del 93% de nuestras solicitudes por correo electrónico se responden en solo 5 minutos. Nuestro equipo de soporte 24/7 siempre está dispuesto a hablar con nuestros clientes en inglés, alemán, español, portugués, ruso, turco, chino y japonés.

La mayoría de los proveedores de salas de datos usan cifrado de documentos, lo cual es una norma industrial en la actualidad. Además del cifrado de datos multicapas, hay algunas funciones adicionales de seguridad que se implementan en la sala de datos virtual de iDeals: la “vista limitada” evita que se tomen fotografías de los documentos y, si se combina con las marcas de agua dinámicas, ofrece la protección más confiable contra las copias no autorizadas. Puede cambiar el nivel de acceso de cualquier usuario en cualquier momento.

Cuando se trata de diligencia debida, la seguridad se vuelve uno de los aspectos más importantes, por lo que se recomienda ampliamente revisar si un proveedor de salas de datos cumple con algunas de las normas de seguridad más comunes. La sala de datos virtual de iDeals cumple con las normas industriales más rigurosas, como ISO 27001:2013, SOC II, Safe Harbor (puerto seguro) y otras.

Puede solicitarse un archivo que contiene todos los registros necesarios, como los archivos cargados y eliminados con sus versiones anteriores y los registros de actividades, el cual se entrega en una unidad Flash o un DVD.

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¿Por qué elegir la sala de datos virtual de iDeals?

iDeals Solutions ha sido proveedor mundial de servicios para compartir archivos en forma segura desde 2008. Desde el principio, nuestro objetivo primario siempre ha sido proveer no solo la experiencia de diligencia debida más segura, sino también la más simple, amigable y uniforme para el usuario. Nuestros clientes de finanzas corporativas, bancas de inversión, servicios legales, bienes raíces, energía, seguridad de TI y otras industrias confían en nuestras soluciones.

Lo que opinan nuestros clientes de nosotros

  • iDeals Virtual Data Room es una plataforma excelente y fácil de usar, que proporciona un nivel de servicio al cliente inigualable. Nuestra firma comenzó probando diferentes salas de datos y, finalmente, eligió a iDeals™ por su simplicidad y su estructura intuitiva. Seguridad y soporte al cliente de primer nivel a un precio óptimo.

    Adam Lancaster Investment Banking Group,
    Performance Trust Capital Partners
  • El software de salas de datos virtuales de iDeals combina una interfaz sencilla con funciones muy completas. Además, su amplio sistema de informes es extremadamente útil cuando se necesitan datos analíticos sobre la sala de datos. Detestaría tener que cambiar a otro sistema.

    Jeff Hsu Regulatory Affairs,
    Sorrento Therapeutics Inc.
  • Es una de las mejores plataformas para salas de datos virtuales que conozco. Fácil de navegar y gestionar, sumamente personalizable y a un precio muy competitivo. Una opción excelente tanto para usuarios sofisticados como para novatos.

    Alexey Zykov Investment Banking Group,
    Jefferies
  • Como administrador que ha utilizado otros servicios, puedo afirmar que la interfaz de salas de datos virtuales (VDR) es muy sencilla y el sistema de gestión de archivos me ha permitido ahorrar mucho tiempo. También debo agradecer especialmente al equipo de soporte técnico, que siempre está disponible para responder mis preguntas. Este aspecto personalizado es muy importante para los usuarios empresariales como yo, que vivimos presionados por el tiempo y necesitamos soluciones rápidas, en el momento oportuno.

    Mark Li Real Estate Investments,
    Harvest Capital Partners
  • Los proyectos que realizamos se desarrollaron muy bien, especialmente porque el software de salas de datos virtuales de iDeals™ fue fácil de usar y nos proporcionó muchas funciones muy útiles.

    Asad Aftab Corporate Finance,
    KPMG
  • Utilizamos constantemente las salas de datos virtuales de iDeals. La interfaz es sencilla y todo funciona muy bien. Recomiendo a iDeals™ porque es un socio confiable y responsable.

    Hakon L. Akerlund IT Security,
    Landsbankinn
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