Comunicaciones de la junta directiva

Más del 80 % de las corporaciones "Fortune 500" confían en iDeals para hospedar y distribuir documentos corporativos de manera segura.

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Desafíos de las juntas directivas corporativas modernas

Las comunicaciones de la junta directiva requieren gestionar y distribuir grandes cantidades de documentación confidencial, lo que puede resultar complicado cuando los miembros de la junta están dispersos por todo el mundo. Estos son algunos desafíos que suelen enfrentar los miembros de juntas directivas:

  • Las empresas necesitan intercambiar documentos relacionados con actividades clave de manera rápida y segura.
  • Los gobiernos imponen requisitos de cumplimiento cada vez más complicados.
  • Los servicios de correo electrónico y uso compartido de archivos personales no satisfacen los requisitos de seguridad de datos de las empresas.
  • El riesgo de infracción a la seguridad de los datos representa un problema serio para el cumplimiento corporativo.
  • Recopilar, imprimir y despachar cientos de páginas de información respaldatoria de las reuniones es un proceso largo y costoso.
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Portal para gestionar y celebrar las reuniones de la junta directiva

La sala datos virtuales de iDeals funciona con la tecnología de iDeals Virtual Data Room, una plataforma segura basada en la nube que proporciona un entorno sumamente seguro y fácil de utilizar para gestionar las comunicaciones de la sala de juntas. El paso de un sistema basado en papel a un portal en línea puede beneficiar a la organización de muchas maneras.

  • Permita que los miembros de la junta directiva tengan acceso al material de la junta y a otra documentación corporativa importante tanto en línea como sin conexión desde cualquier ubicación.
  • Distribuya el material previo a las reuniones y mantenga a la junta informada entre una reunión y la siguiente.
  • Proporcione información acerca de las actividades de las comisiones de la junta.
  • Facilite la comunicación entre la junta y la gerencia.
  • Mejore el gobierno y la responsabilidad corporativa.
  • Dedique menos tiempo a las tareas administrativas y permita que los colaboradores se concentren más en el contenido de las reuniones y en las necesidades de los asistentes.
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¿Qué documentos se pueden compartir en el portal para la junta directiva?

Durante mucho tiempo, el portal para juntas se consideró una herramienta de comunicación unidireccional. Sin embargo, con la introducción de nuevas tecnologías interactivas, también surgió la posibilidad de establecer comunicaciones bidireccionales. iDeals Virtual Data Room permite comunicarse mediante la sección de preguntas y respuestas, así como compartir documentos sumamente confidenciales, como los siguientes:

  • Presentaciones de inversionistas
  • Informes de gestión de riesgos
  • Planes operativos y de crecimiento
  • Políticas de remuneración y planes de incentivos
  • Resultados de auditorías externas
  • Agendas y resoluciones, como:
    • Rendimiento corporativo
    • Estrategia, presupuestos, capex, y R&D
    • A largo plazo contra consideraciones a corto plazo
    • Adquisiciones, desposeimientos y otros ajustes de la carpeta comerciales
    • Compensaciones a los ejecutivos
    • Gestión del riesgo, incluso financiero, seguridad y otros riesgos
    • Conformidad reguladora y legal
    • Relaciones del accionista
    • Relaciones del gobierno y políticas, incluso relaciones con asociaciones de comercio
    • Empleado y relaciones de la comunidad
    • Reclutamiento del director
    • Junta de accionistas anual
    • Preparaciones del manejo de crisis
    • La oferta pública de acciones y el poder luchan contra preparaciones
    • Junta y estructura del comité y políticas, evaluaciones, pautas del gobierno, estatutos del comité
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Acceda al material de la junta desde cualquier lugar

Con el portal para salas de juntas de iDeals, los usuarios pueden acceder a la información respaldatoria de las reuniones en cualquier momento y lugar. Esto es especialmente conveniente cuando uno o varios miembros de la junta están de viaje. Al tener más tiempo y flexibilidad, los directores están mejor preparados para llevar adelante debates estratégicos importantes.

  • Los miembros de la junta pueden acceder de manera cómoda y segura a grandes volúmenes de información desde cualquier sitio.
  • Los miembros de la junta pueden trabajar en línea o sin conexión para revisar la información respaldatoria de las reuniones, interactuar con preguntas y respuestas, y aportar comentarios en cualquier lugar donde dispongan de una conexión a Internet.
  • La búsqueda de texto completo permite acceder rápidamente a información y documentos.
  • Nuestro sólido sistema de preguntas y respuestas ayuda a los miembros de la junta a tratar información corporativa confidencial.
  • Una pista de auditoría conforme a la ley SOX reduce el riesgo de infracciones a la seguridad de los datos.
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Mejore la eficiencia en la gestión de las comunicaciones de la junta

Producir información respaldatoria de las reuniones de la junta en formato en papel es una pesadilla anacrónica que puede llevar días o semanas, y requiere utilizar un servicio de mensajería para enviar las novedades a los miembros de la junta a fin de garantizar que todos los participantes utilicen la versión más reciente. Nuestro software de salas virtuales de juntas puede reducir el proceso a horas y, al mismo tiempo, resolver otros problemas.

  • Los cambios se implementan de manera rápida y fácil: las versiones más recientes de los documentos se cargan en el portal central y se sincronizan automáticamente en todos los dispositivos de los miembros de la junta.
  • Todos los participantes trabajan con la misma información, independientemente de su ubicación.
  • Aplique más de ocho niveles de permisos basados en roles para garantizar el acceso adecuado a la información corporativa.
  • Acceda al portal para juntas desde todos los dispositivos móviles utilizando nuestras aplicaciones exclusivas para iOS, Windows y Android.
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Seguridad de documentos e infraestructura de nivel militar

La seguridad de su documentación corporativa siempre es motivo de gran preocupación. El material de la junta se puede perder en el correo o el servicio de mensajería. Con una sala de juntas digital estos riesgos prácticamente desaparecen.

  • La seguridad del centro de datos se garantiza con estrictas políticas de acceso y vigilancia. Además, todos nuestros centros de datos cumplen con las normas SOC2 y cuentan con certificación ISO 27001.
  • La redundancia de nivel 3 (2N) para todos los componentes de los sistemas esenciales garantiza un tiempo de actividad del 99,95 %, líder en el sector.
  • Los datos se cifran mediante el protocolo SSL/TLS de 256 bits y se utilizan claves de cifrado RSA de 2048 bits.
  • Nuestra función de autenticación de dos pasos exige el uso de una contraseña y un código enviado por mensaje de texto.
  • Las marcas de agua dinámicas y la función de vista limitada, Vista de valla, impiden la distribución de los documentos sin autorización.
  • Eliminación remota: revoque los permisos de acceso a los archivos en todos los dispositivos de un usuario.
  • Los registros de auditoría documentan cada acción realizada en el portal virtual para garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones del sector y para mantener registros legales.
  • Protección antivirus: el contenido se analiza en tiempo real para detectar malware cada vez que se carga o se descarga un archivo. Se impide la carga de archivos con problemas al portal para juntas.
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La mayoría de las empresas exitosas emplean portales para juntas

Para muchas compañías, los portales virtuales para juntas son herramientas indispensables para hospedar y compartir información corporativa. Según una encuesta reciente del Instituto de Comités de Auditoría de KPMG, las empresas internacionales más importantes están adoptando rápidamente software de salas de juntas en línea.

  • La mitad de los directores y altos funcionarios afirmaron que sus compañías actualmente utilizan un portal virtual y otro 20 por ciento espera estar utilizándolo en los próximos 6 a 12 meses.
  • El 18 por ciento de los encuestados proporciona a los miembros de la junta un dispositivo móvil para acceder al portal y otro 20 por ciento planea hacerlo en el transcurso del año.
  • Más de la mitad (55 por ciento) de los miembros de la junta coinciden en que el software del portal para juntas ha mejorado considerablemente la eficiencia de la junta directiva.
  • El 70 por ciento afirmó que el portal se actualiza “en tiempo real” con minutas, información de la compañía y mucho más.
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