Vorstands-Kommunikationen

Mehr als 80 % der „Fortune 500“-Unternehmen verlӓsst sich darauf, dass iDeals ihre Unternehmensdokumente sicher hostet und verteilt.

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Herausforderungen moderner Unternehmensvorstände

Zu Vorstandskommunikationen gehören die Verwaltung und die Verteilung großer Mengen von vertraulichen Dokumenten, was sich als schwierig erweisen kann, da die Vorstandsmitglieder in der ganzen Welt verteilt sind. Es gibt einige typische Herausforderungen, denen sich Vorstandsmitglieder in der Regel gegenüber gestellt sehen:

  • Unternehmen müssen schnell und sicher Dokumente zu wichtigen Aktivitäten übertragen.
  • Behördliche Compliance-Anforderungen werden immer komplizierter.
  • E-Mail- und persönliche Dateifreigabedienste entsprechen nicht den Anforderungen des Unternehmens in puncto Datensicherheit.
  • Das Risiko eines Datensicherheitsverstoßes stellt ein ernsthaftes Problem für die Unternehmens-Compliance dar.
  • Es ist zeitaufwendig und teuer, papierbasierte Meeting-Unterlagen mit Hunderten an Seiten für den Vorstand zusammenzutragen, zu drucken und zu versenden.
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Vorstandsportal zur Verwaltung und Durchführung von Vorstands-Meetings

Der iDeals Virtual Board Room wird von iDeals Virtual Data Room unterstützt und ist eine cloudbasierte Sicherheitsplattform, die eine äußerst sichere, aber dennoch benutzerfreundliche Umgebung zur Verwaltung von Vorstandskommunikationen bietet. Der Wechsel von einem papierbasierten System zu einem Online-Vorstandsportal kann zahlreiche Vorteile für eine Organisation bedeuten.

  • Bieten Sie an den Vorstandsmitgliedern einen Zugriff auf Vorstandsmaterialien und andere wichtige Unternehmensdokumente – sowohl online als auch offline – von einem beliebigen Standort aus.
  • Teilen Sie Vorstandsmaterialien vor dem Meeting aus liefern Sie Aktualisierungen zwischen den Meetings.
  • Bieten Sie Updates zu Aktivitäten des Vorstandsausschusses.
  • Vereinfachen Sie die Kommunikation zwischen dem Vorstand und dem Management.
  • Verbessern Sie die Governance und die Verantwortlichkeit im Unternehmen.
  • Verbringen Sie weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und ermöglichen Sie es Assistenten, sich stärker auf den Inhalt der Meetings und die Anforderungen der Teilnehmer zu konzentrieren.
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Welche Dokumente können über ein Vorstandsportal freigegeben werden?

Das Vorstandsportal galt lange Zeit als einseitiges Kommunikationstool. Mit der Einführung neuer interaktiver Technologien haben sich weitere Möglichkeiten für die wechselseitige Kommunikation entwickelt. Der iDeals Virtual Data Room ermöglicht die Kommunikation über den Q↦A-Abschnitt sowie die Freigabe äußerst vertraulicher Dokumente wie:

  • Investorenpräsentationen
  • Berichte zum Risikomanagement
  • Betriebs- und Wachstumspläne
  • Entschädigungsrichtlinien und Incentive-Pläne
  • Externe Auditergebnisse
  • Agenda und Problembehebungen, einschließlich der Folgenden:
    • Korporative Leistung
    • Strategie, Budgets, capex, und R&D
    • Langfristig gegen Kurzzeitrücksichten
    • Anschaffungen, Entblößungen und andere Geschäftswertpapierbestandanpassungen
    • Vorstandsvergütung
    • Risikomanagement, einschließlich des finanziellen, der Sicherheit und der anderen Risiken
    • Regelnder und gesetzlicher Gehorsam
    • Aktionärsbeziehungen
    • Regierungsbeziehungen und Policen, einschließlich Beziehungen mit Berufsgenossenschaften
    • Angestellter und Gemeinschaftsbeziehungen
    • Direktoreinberufung
    • Jährliche Aktionärssitzung
    • Krisenmanagementvorbereitungen
    • Übernahmeangebot und Vertretung kämpfen mit Vorbereitungen
    • Ausschuss und Ausschussstruktur und Policen, Einschätzungen, Regierungsgewaltenrichtlinien, Ausschussurkunden
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Greifen Sie von überall aus auf Ihre Vorstandsmaterialien zu

Mit dem iDeals-Vorstandsportal können Benutzer jederzeit und überall auf Vorstandsmaterialien zugreifen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn ein oder mehrere Vorstandsmitglieder auf Geschäftsreise sind. Mit mehr Zeit und Flexibilität sind Vorstandsmitglieder besser darauf vorbereitet, wichtige strategische Diskussionen zu führen.

  • Vorstandsleiter können ganz einfach und sicher von einem beliebigen Standort aus auf zahlreiche Informationen zugreifen.
  • Vorstandsmitglieder können online oder offline arbeiten, um die Vorstandsmaterialien zu prüfen, sich an F&A-Diskussionen zu beteiligen und Notizen zu machen. Hierzu ist nur eine Internetverbindung erforderlich.
  • Die Volltextsuche bietet einen schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente.
  • Unser zuverlässiges Q&A-System unterstützt Vorstandsmitglieder darin, vertrauliche Unternehmensinformationen zu besprechen.
  • Ein SOX-konformer Prüfpfad reduziert das Risiko für Datensicherheitsverletzungen.
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Verbessern Sie die Effizienz der Verwaltung von Vorstandskommunikationen

Die Produktion physischer Materialien für den Vorstand kann sich zu einem wahren Albtraum entwickeln, da die Produktion mehrere Tage oder sogar Wochen in Anspruch nehmen kann. Zusätzlich müssen Aktualisierungen per Kurier an alle Teilnehmer gesendet werden, um sicherzustellen, dass alle die aktuelle Version verwenden. Mit unserer Software für den virtuellen Datenraum kann diese Zeit auf Stunden reduziert werden und zudem können dadurch andere Probleme gelöst werden.

  • Alle Änderungen werden schnell und einfach implementiert: die aktuellen Dokumentversionen werden in das zentrale Portal hochgeladen und automatisch auf allen Geräten der Vorstandsmitglieder synchronisiert.
  • Alle Parteien sind auf demselben Stand, ungeachtet des Standorts.
  • Wenden Sie über 8 Ebenen an rollenbasierten Dokumentberechtigungen an, um einen ordnungsgemäßen Zugriff auf die Unternehmensinformationen sicherzustellen.
  • Greifen Sie auf das Vorstandsportal über alle Mobilgeräte mit unseren speziellen Apps für iOS, Windows und Android zu.
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Dokument- und Infrastruktursicherheit auf Militärniveau

Die Sicherheit Ihrer Unternehmensdokumentation hat immer oberste Priorität. Per Post oder Kurier verschickte Vorstandsmaterialien können verloren gehen. Mit einem digitalen Vorstandsraum können diese Risiken nahezu ausgeschlossen werden.

  • Die Sicherheit des Rechenzentrums wird durch eine strikte Zugangsrichtlinie und -überwachung sichergestellt. Zusätzlich sind alle unsere Rechenzentren SOC2-konform und ISO 27001 zertifiziert.
  • Die Tier 3 (2N) Redundanz für alle Komponenten der grundlegenden Systeme garantiert eine branchenführende Betriebszeit von 99,95 %.
  • Daten werden mit dem 265-Bit-SSL/TLS-Protokoll mit der RSA 2048-Bit-Schlüsselverschlüsselung verschlüsselt.
  • Unsere Funktion zur zweistufigen Authentifizierung erfordert ein Kennwort und einen per SMS gesendeten Code.
  • Dynamische Wasserzeichen und unsere „Gitteransich“-Funktion verhindern eine unautorisierte Dokumentverteilung.
  • Remote-Löschung: Ziehen Sie die Berechtigungen für den Dateizugriff über alle Benutzergeräte hinweg zurück.
  • In Auditprotokollen wird jede Aktion im virtuellen Vorstandsportal dokumentiert, um die Compliance mit den Branchenbestimmungen und den rechtlichen Aufbewahrungsfristen sicherzustellen.
  • Antiviren-Schutz: Malware-Scan der Inhalte in Echtzeit, sobald eine Datei hoch- oder heruntergeladen wird. Beschädigte Dateien können nicht in das Vorstandsportal hochgeladen werden.
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Die meisten erfolgreichen Unternehmen setzen Vorstandsportale ein

Zahlreiche Unternehmen verwenden virtuelle Vorstandsportale als unverzichtbare Geschäftstools zum Hosten und Freigeben von Unternehmensinformationen. Gemäß einer vor kurzem vom KPMG Audit Committee Institute durchgeführten Umfrage führen führende globale Unternehmen zügig eine Software für Online-Vorstandsräume ein.

  • Die Hälfte des Senior Managements und der Vorstandsmitglieder gab an, dass ihr Unternehmen derzeit ein virtuelles Vorstandsportal nutzt. Weitere 20 Prozent gehen davon aus, dass eine solche Software innerhalb der nächsten 6 bis 12 Monate eingesetzt werden wird.
  • 18 Prozent der Teilnehmer stellen ihren Vorstandsmitgliedern ein Mobilgerät mit Zugriff auf das Portal bereit, und weitere 20 Prozent planen, dies im kommenden Jahr einzuführen.
  • Mehr als die Hälfte (55 Prozent) der Vorstandsmitglieder stimmt zu, dass die Software für das Vorstandsportal die Effizienz des Vorstands erheblich verbessert hat.
  • 70 % äußersten, dass ihr Vorstandsportal in Echtzeit durch Vorstandsprotokolle, Unternehmensinformationen und viele weitere Angaben aktualisiert wird.
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