Online-Due-Diligence

Der Virtual Data Room von iDeals beschleunigt das Due-Diligence-Verfahren und hilft, Transaktionen schneller durchzuführen.

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Was sollte man bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums für sein Due-Diligence-Projekt berücksichtigen?

Die Auswahl eines Datenraums für die Due Diligence ist ein wichtiger Schritt, der manchmal etwas kompliziert werden kann: trotz der beträchtlichen Menge an verfügbaren Optionen ist es wirklich schwierig, die beste Software für die Anforderungen Ihres Projekts zu finden.

Wir haben diese Auswahlanleitung zusammengestellt und einige der am häufigsten gestellten Fragen beantwortet, um Sie bei der Auswahl des richtigen Datenraums für das Due-Diligence-Verfahren zu unterstützen.

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Hat der Anbieter des Datenraums Erfahrung bei der Arbeit mit Ihrer Branche?

Die Branche legt mögliche Nutzungsfälle, Funktionen, Workflows und Compliance-Richtlinien fest, die das Due-Diligence-Verfahren unterstützen muss, also sollten Sie die relevanten Fragen für das Gespräch mit dem Anbieter vorbereiten.

Finanzdienstleistungen

Ob Sie im Privatkundengeschäft, im Börsenhandel oder im Versicherungsbereich tätig sind, Sie müssen im Fall einer Übernahme, Kapitalbeschaffung, Umstrukturierung oder Insolvenz das Due-Diligence-Verfahren durchführen. Die Finanzbranche ist stark reguliert und Ihr Unternehmen muss einige spezifische Vorschriften einhalten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in den USA tätig ist, müssen Sie möglicherweise einen Datenraum für Berichte an Behörden wie FINRA einrichten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte Plattform den Branchenstandards entspricht.

Biotech

In der Biotech-Branche werden virtuelle Datenräume häufig eingesetzt, um die Due Diligence von F&E-Projekten wie klinischen Tests oder Lizenzierung von Biotech-Produkten zu unterstützen. Es ist von grundlegender Bedeutung, die Kontrolle über das geistige Eigentum und die privaten Gesundheitsdaten zu behalten, indem die Daten zur Due Diligence gesichert werden. Somit können Sie die Liste der potenziellen Anbieter von Datenräumen auf die Anbieter eingrenzen, die die lokalen Vorschriften, beispielsweise HIPAA, einhalten.

Energie

Der Öl- und Gasanteil der Branche wird immer stärker konsolidiert, und dadurch werden auch die Anforderungen an die Due Diligence strenger. Typische Öl- und Gasprojekte beinhalten riesige Mengen seismischer Daten und Bohrungsprotokolle, die während des Due-Diligence-Verfahrens übermittelt werden. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Plattform diese Dateiformate unterstützt. Der Bereich der erneuerbaren Energien ist ein weiterer schnell wachsender Unterbereich mit den unterschiedlichsten Investitionsmöglichkeiten. Ungeachtet dessen, ob es um Kapitalbeschaffung, Lizenzierung oder eine Übernahme geht ‒ der Datenraum für Ihr Projekt muss schnell und einfach einzurichten sein, damit Sie Ihr Projekt schnellstmöglich durchführen können.

Rechtsberater

Rechtsberater sind oft in Übernahme- und Fusionstransaktionen involviert, wobei sie entweder für die Käufer- oder für die Verkäuferseite eines Projekts tätig sind. Einige Rechtsunternehmen können mit zahlreichen Projekten befasst sein, sie agieren gleichzeitig mit Hunderten von Klienten, deshalb es ist für sie wichtig, dass ihre Daten sicher und organisiert sind. Mit einem robusten Q&A-Modul können Sie Zeit sparen, indem Sie die gesamte Kommunikation an einem Platz in Ihrem virtuellen Datenraum durchführen. Und ein professionelles Erscheinungsbild durch das Anpassen des Datenraums an Ihre Corporate Identity ist ein weiterer Vorteil gegenüber vielen verbreiteten Cloud-Lösungen.

Informationstechnologie

Im letzten Jahr ist die IT-Branche stark gewachsen, was zu einem deutlichen Anstieg bei Fusionen und Übernahmen, Venture-Deals und IPOs geführt hat. Jeden Tag erhalten Millionen von IT-Startups Kapital, und keines dieser Unternehmen würde gerne riskieren, wegen der Komplexität der verwendeten Plattform eine Finanzierungschance zu verlieren. In einer derart konkurrenzbetonten Umgebung benötigt man einfach nutzbare Datenräume ohne Plug-Ins, die reibungslose Due-Diligence-Verfahren ermöglichen.

Infrastruktur

In dieser Branche wird häufig ein Online-Datenraum zum Verwalten der Finanzdokumente des Projekts verwendet. Die meisten Projekte im Baugewerbe sind langfristig angelegt, und es sind kontinuierliche Interaktionen mit den Investoren, Banken und anderen Geldgebern erforderlich. Deshalb ist in diesem Fall die Fähigkeit, sowohl Finanz- als auch Ingenieurdaten sicher weiterzuleiten, von entscheidender Wichtigkeit. Es sollte auch in Betracht gezogen werden, dass einige Anbieter von Datenräumen ausschließlich Office-Dateitypen unterstützen.

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Kann ein Datenraum-Anbieter eine Due-Diligence-Checkliste für Ihr Projekt bereitstellen?

In Abhängigkeit davon, welcher Aspekt der Aktiva eines Unternehmens untersucht werden muss und welche Ziele gesetzt wurden, können unterschiedliche Arten der Due Diligence ausgeführt werden. Jede Branche hat spezifische Standards, denen zufolge Dokumente auf eine bestimmte Art strukturiert werden müssen, und das Einrichten eines Verzeichnisses für den Datenraum hilft, den Inhalt Ihres Datenraums organisiert zu halten.

Möglicherweise benötigen Sie Due-Diligence-Checklisten für folgende Aspekte

Due Diligence der Finanzbuchhaltung

Hier besteht der Hauptzweck in der Untersuchung der finanziellen Leistung des Zielunternehmens, was sich hauptsächlich auf das Prüfen der Konten und der Finanzdokumentation bezieht.

Due Diligence im rechtlichen Bereich

Die Due Diligence im rechtlichen Bereich zielt darauf ab, sicherzustellen, dass ein Zielunternehmen aktuell nicht in einen Rechtsstreit verwickelt ist oder riskante rechtliche Verpflichtungen hat.

Due Diligence in der IT

Due Diligence in der IT stellt fest, ob die Ausgaben für die IT ein für die Größe des Unternehmens angemessenes Niveau haben, und hilft, die Wachstumsprognosen zu erreichen.

Due Diligence im Handel

Due Diligence im Handel hilft, die Position eines Unternehmens innerhalb seiner Branche und die potenziellen Möglichkeiten basierend auf der Gesamtattraktivität der Branche sowie den langfristigen kommerziellen Aussichten einzuschätzen.

Due Diligence im steuerlichen Bereich

Bilanzen, Steuererklärungen und Audits – dies sind typische Beispiele für die Dokumente, die üblicherweise während der Due Diligence im steuerlichen Bereich abgefragt werden. Sie dienen dazu, die aktuellen und potenziellen steuerlichen Verpflichtungen eines Unternehmens zu identifizieren.

Betriebliche Due Diligence

Die betriebliche Due Diligence analysiert den Fertigungsprozess, die Lieferkette und die Distribution, um mögliche Kapitalrisiken aufzudecken.

Sie haben noch Fragen zur Online-Due-Diligence?

Keine Sorge! Wir wissen, dass es nervenaufreibend sein kann, bis zum zentralen Punkt vorzudringen. Deshalb finden Sie hier unseren FAQ-Bereich, der Ihnen helfen soll, das Verfahren genau zu verstehen.

Bei der Nutzung eines virtuellen Datenraums können Sie Benutzer einfach einladen, indem Sie ihre E-Mail-Adressen eingeben und die Einladungen versenden. Mit dem virtuellen Datenraum von iDeals können Sie immer sicher sein, dass Ihre Einladung versandt wurde: unsere Anwendung prüft, ob ein Benutzer die Einladung erhalten hat, und sendet Ihnen eine Benachrichtigung, falls die Einladung nicht ausgeliefert wurde. Die Anwendung weist Sie auch auf mögliche Tippfehler hin, während Sie die E-Mail-Adresse eingeben.

Für die meisten modernen Plattformen ist keine zusätzliche Software erforderlich. Es gibt jedoch einige ältere Versionen virtueller Datenräume, für deren Nutzung Plug-Ins benötigt werden. Einige IT-Abteilungen in Großunternehmen verbieten es den Mitarbeitern aus Sicherheitsgründen, zusätzliche Software auf ihren Unternehmenscomputern zu installieren, deshalb sollten Sie sich darüber informieren, welche Sicherheitsrichtlinien in Ihrem Unternehmen gelten. Alternativ können Sie sich für eine einfach einzurichtende Lösung ohne Plug-In entscheiden, beispielsweise für den Virtual Data Room von iDeals, für dessen Nutzung keine Schulung benötigt wird.

Es besteht die Möglichkeit, einen detaillierten Zugriff für die hochgeladenen Dokumente festzulegen, indem für unterschiedliche Benutzergruppen verschiedene Zugriffsebenen eingerichtet werden. Mit dem Virtual Data Room von iDeals können Sie zudem drei unterschiedliche Zugriffsebenen für Excel-Dokumente einrichten (eingeschränktes Lesen ohne Formeln, sicheres Lesen mit oder ohne Formeln oder sicheres Lesen und Bearbeiten von Arbeitsblättern), und es gibt acht Zugriffsebenen für PDF-Dokumente (Festlegen von Uploads, Herunterladen von Originalen, Herunterladen von PDF-Dateien, Drucken, Herunterladen von verschlüsselten PDF-Dateien, Ansicht, Fence View [Gitteransicht] und Einschränken von Berechtigungen). Sicherheit und Privatsphäre haben bei uns stets die höchste Priorität, und mit dem Virtual Data Room von iDeals können Sie immer sicher sein, dass Ihre Dokumente zuverlässig geschützt sind.

Anhand der im Virtual Data Room von iDeals implementierten vollständigen Prüfpfade können Sie immer prüfen, wie viele Dokumente von den Benutzern untersucht wurden. Auf der farbigen „Heatmap“ ist jedes Dokument in einer spezifischen Farbe dargestellt und mit dem entsprechenden Prozentsatz gekennzeichnet, der angibt, wie viele Seiten von einem bestimmten Benutzer untersucht wurden.* So können Sie nicht nur erfahren, in welcher Phase sich Ihr Due-Diligence-Prozess befindet, sondern auch, welche Bereiche für Ihre möglichen Partner am interessantesten sind.

Je nach Branche kann es erforderlich sein, Dokumente in einen Datenraum hochzuladen, während gleichzeitig Compliance-Vorschriften eingehalten werden müssen. Das wichtigste Ziel des Due-Diligence-Verfahrens besteht darin, vertrauliche Informationen auf die schnellste und sicherste Art auszutauschen, wobei die Technologie eine entscheidende Rolle spielt. Deshalb kann eine Liste der Anforderungen und Verzeichnisvorlagen vor der Einrichtung helfen, viel Zeit zu sparen und den Arbeitsraum im Datenraum organisiert zu halten. iDeals Solutions hat bereits Tausende von Due-Diligence-Projekten unterstützt und bietet professionelle Due-Diligence-Datenraum-Verzeichnisse für unterschiedliche Branchen an.

Indem Sie den Datenraum mit dem Logo und den Farben Ihres Unternehmens versehen, verleihen Sie ihm ein professionelles und einzigartiges Aussehen; dies ist heutzutage für jede virtuelle Datenraum-Plattform unerlässlich. Mit dem Virtual Data Room von iDeals erhalten Sie auch die Möglichkeit, Ihr eigenes Farbschema und Ihr Logo zu verwenden. Beides erscheint sowohl in Ihrem Datenraum als auch auf den von Ihnen versandten Einladungs-E-Mails.

Die meisten Anbieter geben an, dass sie Rund-um-die-Uhr-Kundenbetreuung leisten, aber man sollte sicherstellen, dass im Service-Level-Agreement (SLA) alle Leistungsstandards definiert sind. Das Customer Support-Team von iDeals garantiert eine sofortige Antwort per Telefon oder Chat und eine Antwort innerhalb von 15 Minuten per E-Mail; 93 % unserer E-Mail-Anfragen werden jedoch innerhalb von nur fünf Minuten beantwortet. Unser Team für die Rund-um-die-Uhr-Kundenbetreuung spricht jederzeit gerne mit unseren Kunden, und dies auf Englisch, Deutsch, Spanisch, Portugiesisch, Russisch, Türkisch, Chinesisch und Japanisch.

Die meisten Anbieter von Datenräumen verwenden eine Dokumentverschlüsselung; dies ist heutzutage ein Branchenstandard. Zusätzlich zur Multilayer-Datenverschlüsselung gibt es einige zusätzliche Sicherheitsfunktionen, die im Virtual Data Room von iDeals implementiert sind: „Fence View“ (Gitteransicht) verhindert, dass Dokumente fotografiert werden, und in Kombination mit dynamischen Wasserzeichen stellt es den zuverlässigsten Schutz vor unerlaubtem Kopieren dar. Sie können die Zugriffsberechtigung jedes Benutzers jederzeit ändern.

Bei der Due Diligence ist die Sicherheit einer der wichtigsten Aspekte, deshalb sollten Sie prüfen, ob der jeweilige Datenraum-Anbieter einige der am weitesten verbreiteten Sicherheitsstandards einhält. Der Virtual Data Room von iDeals hält die strengsten Branchenstandards ein, beispielsweise ISO 27001:2013, SOC II, Safe Harbor und andere.

Auf Wunsch kann ein Archiv, das alle erforderlichen Aufzeichnungen enthält, beispielsweise hochgeladene gelöschte Dateien und die früheren Versionen sowie Aktivitätsprotokolle, auf einer DVD oder einem USB-Stick bereitgestellt werden.

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Gründe, die für den virtuellen Datenraum von iDeals sprechen

iDeals Solutions ist seit 2008 ein globaler Anbieter von sicheren Filesharing-Dienstleistungen. Von Beginn an war es stets unser Ziel, nicht nur das sicherste, sondern auch ein einfaches, benutzerfreundliches und reibungsloses Erlebnis der Due Diligence bereitzustellen. Wir genießen das Vertrauen von Kunden aus der Finanzwirtschaft, von Investmentbanken, Unternehmen in den Bereichen Recht, Immobilien, Energie, IT-Sicherheit und anderen Branchen.

Das sagen unsere Kunden über uns

  • iDeals Virtual Data Room ist eine hervorragende Plattform, die benutzerfreundlich ist und eine unvergleichliche Ebene des Kundendienstes bietet. Unser Unternehmen hat am Anfang verschiedene Datenräume getestet und hat sich schließlich aufgrund der Einfachheit und der intuitiven Struktur im gesamten Unternehmen für iDeals™ entschieden. Hervorragender Sicherheits- und Kundensupport zu einem guten Preis.

    Adam Lancaster Investment Banking Group,
    Performance Trust Capital Partners
  • Die Software von iDeals für virtuelle Datenräume kombiniert eine benutzerfreundliche Oberfläche mit umfassenden Funktionen. Darüber hinaus ist das vielseitige Berichtssystem äußerst hilfreich, wenn Analysedaten zum Datenraum benötigt werden. Ich möchte auf keinen Fall auf ein anderes System wechseln müssen.

    Jeff Hsu Regulatory Affairs,
    Sorrento Therapeutics Inc.
  • Eine der besten Plattformen für virtuelle Datenräume, die ich bislang gesehen habe. Das System überzeugt durch einfache Navigation und Verwaltung sowie durch ein hohes Maß an Individualisierung – und das alles zu einem außerordentlich wettbewerbsfähigen Preis. Eine hervorragende Lösung sowohl für erfahrene als auch unerfahrene Anwender.

    Alexey Zykov Investment Banking Group,
    Jefferies
  • Als Administrator, der bereits andere Dienste genutzt hat, kann ich sagen, dass die VDR-Schnittstelle äußerst benutzerfreundlich ist. Durch das Dateimanagementsystem konnte ich eine Menge Zeit sparen. Ich möchte auch das technische Supportteam erwähnen. Es war stets sofort zur Stelle, um meine Fragen zu beantworten. Dieser personalisierte Aspekt ist äußerst wichtig für geschäftliche Anwender wie mich, die unter Zeitdruck stehen und eine zeitnahe Lösung benötigen.

    Mark Li Real Estate Investments,
    Harvest Capital Partners
  • Die Projekte, die wir durchgeführt haben, liefen hervorragend. Vor allem mit Blick auf die Software für den virtuellen Deal-Raum haben wir eine gute Leistung erzielt, da die Benutzeroberfläche von iDeals™ VDR benutzerfreundlich ist und viele nützliche Funktionen bereitstellt.

    Asad Aftab Corporate Finance,
    KPMG
  • Wir nutzen weiterhin die virtuellen Datenräume, die von iDeals bereitgestellt werden. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu verwenden und alles funktioniert problemlos. Gerne empfehle ich iDeals™ als zuverlässigen und verantwortlichen Partner.

    Hakon L. Akerlund IT Security,
    Landsbankinn
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