So funktioniert der virtuelle Datenraum von iDeals

95 % der weltweit größten Banken haben iDeals für den sicheren Austausch von Dokumenten und zur Zusammenarbeit im Unternehmen verwendet.

Ganz gleich, ob Sie einen M&A-Deal durchführen oder einen Due-Diligence-Prozess verwalten: Sie benötigen virtuelle Datenraumdienste zum Hochladen, Aufrufen und Freigeben Ihrer vertraulichen Dokumente. Wir bei iDeals haben eine äußerst sichere Datenraumlösung geschaffen, um sicherzustellen, dass dieser Prozess von Anfang bis Ende reibungslos funktioniert.

Anpassen

Verleihen Sie Ihrem virtuellen Datenraum ein professionelles Aussehen mit individuellem Branding.

  • Laden Sie Ihr Logo hoch und wählen Sie ein Farbschema aus, das dem Stil Ihres Unternehmens entspricht.
  • Passen Sie Ihr Einladungsschreiben an, um Ihre Projektübersicht autorisierten Benutzern vorzustellen.
  • Passen Sie Dokument-Wasserzeichen gemäß Ihren Sicherheitsanforderungen an.
  • Fügen Sie Ihre eigenen Nutzungsbedingungen und weitere Richtlinien hinzu, damit Benutzer diese vor dem Betreten Ihres Datenraums akzeptieren können.
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Hochladen

Erstellen Sie eine Ordnerstruktur und laden Sie Ihre Daten in einem beliebigen Format hoch. Mit den Smart Upload- und Verarbeitungsfunktionen von iDeals werden Ihre Dateien automatisch in ein sicheres Format konvertiert.

  • Um verschiedene Dokumente gleichzeitig hochzuladen, nutzen Sie die praktische Drag & Drop-Funktion. Es gibt keine Beschränkungen bezüglich Größe und Anzahl der hochgeladenen Dateien.
  • Nachdem der Upload abgeschlossen ist, werden alle Dokumente in mehr als 25 gängigen Dateiformaten in ein sicheres Adobe PDF-Format konvertiert und können von den Benutzern sicher angezeigt werden.
  • Laden Sie mehrere Dateien und Ordner hoch bzw. herunter und synchronisieren Sie lokale Ordner mit den Ordnern im Datenraum unter Einsatz der iDeals VDR-Desktopanwendung.
  • Sorgen Sie dafür, dass Informationen stets strukturiert und Updates sofort sichtbar sind, indem Sie die Funktion zur automatischen Indexnummerierung aktivieren.
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Einladen

Richten Sie Berechtigungen ein und gewähren Sie Benutzern Zugriff, die auf sichere virtuelle Datenraumprojekte zugreifen und mit anderen Benutzern an den Inhalten zusammenarbeiten dürfen.

  • Richten Sie Zusammenarbeitsbenutzer mit erweiterten Berechtigungen ein: Diese Benutzer haben Zugriff auf Dokumente, Gruppennotizen, Q&A-Nachrichten zwischen Benutzern sowie auf Aktivitätsberichte für andere Benutzer.
  • Richten Sie einzelne Benutzer mit weniger Berechtigungen ein: Diese Benutzer können auf Dokumente, persönliche Notizen und Aktivitätsberichte zugreifen und mit den Q&A-Koordinatoren kommunizieren.
  • Wenden Sie eine von acht Ebenen für Benutzerberechtigungen auf jeden Benutzer oder jede Benutzergruppe an.
  • Laden Sie Benutzer einzeln ein oder verwenden Sie die Funktion zum Massen-Upload, um Hunderte von Benutzern in wenigen Sekunden einzuladen.
  • Verschaffen Sie sich einen sofortigen Überblick darüber, wer sich im Datenraum angemeldet hat und wie aktiv Benutzer am Projekt beteiligt sind.
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Zusammenarbeit

Nutzen Sie die Macht von Fragen und Antworten (Q&A), um die Zusammenarbeit zu verbessern und Ihr Projekt reibungslos durchzuführen. Q&A dient als sichere E-Mail innerhalb des virtuellen Datenraums. Q&A unterstützt die Kommunikation mit Benutzern und die Beantwortung verschiedener Anfragen.

  • Arbeiten und kommunizieren Sie in einem sicheren Bereich, ohne auf E-Mails angewiesen zu sein.
  • Legen Sie eine Priorität gemäß der Dringlichkeit fest: Hoch, Mittel oder Niedrig.
  • Weisen Sie Q&A-Fragen einen Status zu: „Awaiting reply“ (Warten auf Antwort), „In progress“ (Im Gange), „Forwarded to expert“ (An Experten weitergeleitet), „Answered by me“ (Von mir beantwortet) oder „Closed“ (Geschlossen).
  • Nutzen Sie Q&A-Anhänge, um Dateien im virtuellen Datenraum sicher auszutauschen – keine Abhängigkeit mehr von Dateifreigabediensten oder FTP.
  • Sparen Sie Zeit, indem Sie einen FAQ-Bereich einrichten und Antworten auf die häufigsten Fragen bereitstellen.
  • Überwachen Sie Fragen und Antworten, indem Sie sofortige Benachrichtigungen zu neu eingereichten Fragen erhalten.
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Kontrolle

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre vertraulichen Daten in den richtigen Händen befinden. Wir kümmern uns um alle Aktivitäten im Hintergrund, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihren Deal konzentrieren können.

  • Deaktivieren Sie das Ausdrucken oder Herunterladen für einen beliebigen Ordner oder ein spezifisches Dokument.
  • Schützen Sie Ihre Dokumente vor einer Bildschirmaufnahme durch die Aktivierung von „Gitteransicht“.
  • Ziehen Sie den Zugriff auf Informationen zurück, selbst wenn ein Dokument bereits heruntergeladen wurde.
  • Beschränken Sie den Zugriff von Benutzern und Benutzergruppen auf bestimmte Abschnitte des Datenraums.
  • Halten Sie VDR-Dienstbenutzer ständig auf dem Laufenden, indem Sie sie über neu hochgeladene Dokumente, neue Fragen oder Antworten im Q&A-Bereich informieren und diese Benachrichtigungen ändern oder deaktivieren.
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Nachverfolgen

Treffen Sie schnellere und fundiertere Entscheidungen basierend auf Echtzeitdaten. Erhalten Sie Antworten auf alle Fragen, die Sie möglicherweise zur Benutzeraktivität haben. Nutzen Sie die Informationen aus diesen Berichten in unterschiedlichen Phasen Ihres Projektes.

  • Sobald Ihr elektronischer Datenraum geöffnet wird, können Sie sehen, welche Benutzer sich bereits angemeldet haben und wie häufig sie Dokumente anzeigen. Dies kann ein Hinweis auf das Interesse eines Bieters sein.
  • Berichte mit intelligenter Farbcodierung zeigen an, wie häufig Benutzer auf unterschiedliche Ordner im Datenraum zugreifen.
  • Sehen Sie sich in den Q&A-Berichten an, wie viele Fragen noch beantwortet werden müssen und wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Benutzer eine Antwort erhalten.
  • Prüfen Sie bei der Vorbereitung auf Vertragsverhandlungen, welche Dokumente angezeigt wurden. Dadurch können unerwartete Probleme im Verhandlungsprozess vermieden werden.
  • Generieren Sie detaillierte Berichte zur Benutzeraktivität und laden Sie diese herunter, um alle Benutzeraktionen anzuzeigen, einschließlich der genauen Zeitdauer, während der ein bestimmtes Dokument angezeigt wurde.
  • Laden Sie vollständige Q&A-Threads herunter und bewahren Sie diese zu Compliance- und Schulungszwecken auf.
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Standardmäßige Sicherheit

Die Sicherheit der Daten unserer Kunden hat für iDeals höchste Priorität. Aus diesem Grund nutzen wir branchenführende Sicherheitsvorkehrungen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher sind und es auch bleiben.

  • iDeals nutzt mehrere Rechenzentren, die physische Sicherheitsmaßnahmen, strikte Zugangsrichtlinien, biometrische Systeme zur Zugangsauthentifizierung, bewaffnetes Sicherheitspersonal und Überwachung rund um die Uhr einsetzen.
  • Die Rechenzentren sind SOC2 konform und ISO 27001:2013 zertifiziert.
  • Die Tier 3 (2N) Redundanz für alle Komponenten der wesentlichen Systeme garantiert eine Betriebszeit von 99,95%.
  • Sicherungssysteme mit unterbrechungsfreier Stromversorgung und Protokollen zum Schutz vor Brand/Hochwasser schützen Daten im Falle einer Naturkatastrophe.
  • Durch Dateisicherung in Echtzeit über verschlüsselte VPN-Tunnel wird die Datenintegrität aufrechterhalten.
  • Das Antiviren-Schutzsystem umfasst Antiviren-Software von fünf branchenführenden Anbietern. So wird sichergestellt, dass sich keine Viren in Dateien befinden, die auf die Datenraumplattform hochgeladen werden.
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